Weniger ist mehr – Wie kann es einem Team gelingen, weniger Meetings im Kalender zu haben?

Vor kurzem bin ich im Rahmen eines Beratungsmandats zu Rollenbasiertem Arbeiten von einem Team gefragt worden, wie sie ihre Meeting-Struktur etwas ausdünnen können. Sie wollten ganz einfach weniger Meetings in ihrem Kalender haben. Als Antwort habe ich Ihnen die folgende Liste an Reflexionsfragen zusammengestellt.

• Können die Anliegen eines Meetings (teilweise) auch durch andere Methoden oder Formate geklärt werden?
• Nehmen so wenig wie möglich und so viel wie nötig Personen an einem Meeting teil?
• Ist das Meeting so kurz wie möglich und so lang wie nötig? Es müssen nicht immer mindestens
  die von Outlook voreingestellten 30 Minuten sein. Künstliche Zeitverknappung kann funktionieren.
• Sind die Zielsetzungen und Zwecke der verschiedenen Meetings trennscharf unterschieden? Können Überlappungen reduziert werden?
• Kann sich das Team auf ein maximales Zeitbudget für Meetings für einen bestimmten Zeitraum (z.B. pro Woche) einigen und danach die Meetings priorisieren?
• Wie weit ist im Team der Glaubenssatz „Anwesenheit = Produktivität“ verbreitet? Kann ihn das Team hinterfragen? Wie kann Produktivität alternativ zu einer Meeting-Teilnahme erlebt werden?
• Gibt es eine „fear on missing out“? Wie wäre eine „joy of missing out“?
• Lassen sich Regel-Jour-Fixe kurzfristig absagen, wenn es vllt. gar nichts Dringendes zu besprechen gibt?
• Hat das Team eine „pluralistische Ignoranz“ bzgl. der Ineffektivität von Meetings entwickelt? Denken die Teammitglieder vllt., dass sie die einzigen sind, die ein Meeting ineffektiv finden aber eigentlich sind viele der Meinung?
• Können wir die Taktung von Regelterminen vergrößern (z.B. von wöchentlich auf zweiwöchentlich)?

 

Viel Spaß beim Reflektieren der eigenen Meeting-Kultur!